MailFundusE-Mails auf dem Mac archivieren – so geht’s
Stand: September 2026 · Lesezeit etwa 6 Minuten
Kurz gesagt: Ein Archiv ist mehr als eine Sicherung. Es hält alte Mails dauerhaft und unverändert fest, bleibt durchsuchbar und erlaubt dir, dein Postfach danach zu leeren. Mit Bordmitteln geht das nur mühsam. Wer regelmäßig archiviert, ist mit einem eigenen Archivprogramm besser bedient.
Warum überhaupt archivieren?
Mit den Jahren wird das Postfach groß. Apple Mail braucht dann mehr Platz auf dem Mac und im Postfach beim Anbieter, die Suche wird langsamer, und irgendwann ist der Speicher voll. Löschen ist aber oft keine Lösung: Rechnungen, Verträge und Absprachen willst oder musst du behalten (siehe Aufbewahrungsfristen).
Ein Archiv löst beides: Die alten Mails liegen sicher an einem eigenen Ort, und das Postfach wird wieder leicht.
Weg 1: Postfach aus Apple Mail exportieren
Apple Mail kann ein Postfach als Datei im mbox-Format herausschreiben.
- Wähle in Mail links in der Seitenleiste das Postfach aus.
- Wähle im Menü „Postfach“ den Eintrag „Postfach exportieren …“.
- Wähle einen Ordner, zum Beispiel in „Dokumente“, und klicke auf „Auswählen“.
Zurück holst du die Mails über „Ablage“ → „Postfächer importieren …“.
- Vorteil: kostenlos, offenes Format, ohne zusätzliche Software.
- Nachteil: Du musst jedes Postfach einzeln exportieren. Mail prüft nicht, ob alles vollständig in der Datei angekommen ist. Durchsuchen kannst du den Export erst, wenn du ihn wieder in Mail importierst. Und wann du danach sicher in Mail löschen darfst, sagt dir niemand.
Weg 2: Time Machine
Time Machine sichert den ganzen Mac, also auch die Mails. Das ist wichtig und richtig, aber es ist eine Sicherung, kein Archiv.
- Vorteil: läuft von selbst, ohne dass du daran denken musst.
- Nachteil: Wird die Sicherungsplatte voll, löscht Time Machine die ältesten Sicherungen. Eine Mail, die du vor Jahren in Mail gelöscht hast, ist dann auch in der Sicherung fort. Suchen kannst du in alten Sicherungen nur umständlich.
Time Machine gehört trotzdem dazu: Sie sichert auch dein Archiv mit.
Weg 3: Ein eigenes Archiv
Ein Archivprogramm liest die Mails aus Apple Mail, legt sie in einem eigenen Archiv ab und macht sie durchsuchbar. So sieht der Ablauf mit MailFundus Archiv aus:
Auswählen
Du wählst die Postfächer, die ins Archiv sollen. Auf Wunsch nur Mails, die älter sind als eine Frist deiner Wahl, etwa zwei Jahre. Das Aktuelle bleibt in Mail.
Sichern und prüfen
Jede Nachricht wird ins Archiv geschrieben, wieder ausgelesen und Byte für Byte mit dem Original verglichen. Mail bleibt dabei unangetastet.
In Mail aufräumen
Erst wenn alles geprüft ist, zeigt dir die App, was in Mail weg darf. Nach deiner Bestätigung wandern genau diese Nachrichten in Mails Papierkorb. Den leerst du selbst.
Wiederfinden
Die Suche läuft über alle Nachrichten und Anhänge, bei PDFs auch über den Inhalt, und dauert Millisekunden. Jede Mail lässt sich als .eml oder .mbox wieder herausschreiben.
Worauf du bei jedem Weg achten solltest
- Erst sichern, dann löschen. Lösche in Mail nur, was nachweislich im Archiv liegt.
- Anhänge müssen geladen sein. Mail lädt Anhänge manchmal erst beim Öffnen. Was nie geladen wurde, kann auch kein Archiv sichern.
- Offene Formate. Achte darauf, dass du deine Mails jederzeit als .eml oder .mbox wieder herausbekommst, auch ohne das Programm.
- Das Archiv mitsichern. Das Archiv ist eine Datei auf deinem Mac. Time Machine oder eine zweite Platte sichern es mit.
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