Wie lange muss ich geschäftliche E-Mails aufbewahren?

Stand: September 2026 · Lesezeit etwa 5 Minuten

Wer muss E-Mails überhaupt aufbewahren?

Aufbewahren müssen alle, die nach Handels- oder Steuerrecht Bücher führen oder Aufzeichnungen machen müssen: Kaufleute und Firmen, aber auch Selbstständige und Freiberufler, soweit es um steuerlich wichtige Unterlagen geht. Die Grundlagen stehen in § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) und § 147 AO (Abgabenordnung).

Es geht dabei nicht um „die E-Mail“ als solche, sondern um ihren Inhalt. Eine Mail muss aufbewahrt werden, wenn sie selbst ein Geschäftsbrief oder ein Beleg ist, zum Beispiel ein Angebot, eine Auftragsbestätigung, eine Reklamation, ein Vertrag oder eine Rechnung. Newsletter, Terminabsprachen oder private Nachrichten gehören in der Regel nicht dazu.

Die Fristen im Überblick

Die Frist für Buchungsbelege wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz ab 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Für ältere Belege gibt es Übergangsregeln, und für bestimmte Branchen gelten Sonderregeln. Frag im Zweifel deine Steuerberatung.

Wann beginnt die Frist?

Die Frist beginnt nicht mit dem Tag der Mail, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Mail empfangen oder verschickt wurde.

Beispiel: Eine Rechnung kommt am 15. März 2026 per Mail. Die Frist beginnt am 31. Dezember 2026 und läuft 8 Jahre. Aufbewahren musst du die Rechnung also mindestens bis Ende 2034. Ein Angebot aus derselben Woche (6 Jahre) mindestens bis Ende 2032.

Achtung: Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen noch für eine Steuer wichtig sind, deren Festsetzung noch offen ist, etwa wegen einer laufenden Außenprüfung oder eines Einspruchs. Deshalb löschen viele Betriebe nicht auf den Tag genau, sondern mit etwas Luft.

Reicht es, die Mail auszudrucken?

Meistens nicht. Unterlagen, die elektronisch ankommen, sollen grundsätzlich auch elektronisch aufbewahrt werden, und zwar so, dass sie sich später maschinell auswerten lassen. Das steht in den GoBD, den Verwaltungsregeln des Bundesfinanzministeriums zur ordnungsmäßigen Buchführung mit Computern. Ein Ausdruck allein ersetzt die elektronische Fassung in der Regel nicht.

Das gilt auch für E-Rechnungen: Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, und die kommen oft per Mail als Anhang. Aufzubewahren ist die Rechnung in ihrem Originalformat, also zum Beispiel die XML-Datei, nicht nur ein Bild davon.

Und die E-Mail rund um den Anhang?

Kommt eine Rechnung als PDF im Anhang, ist die Rechnung der Beleg. Die Mail selbst dient dann oft nur als „Umschlag“. Enthält die Mail aber selbst etwas Wichtiges, etwa eine Zahlungsvereinbarung oder eine Änderung am Auftrag, ist sie ein Geschäftsbrief und wird ebenfalls aufbewahrt. In der Praxis ist es einfacher und sicherer, die ganze Mail mit Anhang aufzubewahren, statt jede einzeln zu bewerten.

Und als Privatperson?

Für Privatleute gibt es keine allgemeine Pflicht, E-Mails aufzubewahren. Eine Ausnahme: Rechnungen für Arbeiten an Haus oder Grundstück, etwa vom Handwerker, musst du 2 Jahre aufbewahren. Und wer seine Steuererklärung belegen will, ist mit einem geordneten Archiv ohnehin gut beraten.

Was heißt das für dein Postfach?

• Nicht einfach löschen. Wer geschäftliche Mails löscht, um Platz zu schaffen, riskiert Lücken, die erst bei einer Prüfung auffallen.
• Unverändert aufbewahren. Die Mail sollte so bleiben, wie sie ankam, mit Kopfzeilen und Anhängen.
• Wiederfinden können. Aufbewahren nützt nur, wenn du eine bestimmte Rechnung auch nach Jahren schnell findest.
• Das Archiv sichern. Ein Archiv auf nur einer Platte ist kein Archiv. Time Machine oder eine zweite Kopie gehören dazu.

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