MailFundusPostfach leer. Alles behalten. Sofort gefunden.
MailFundus Archiv sichert deine Postfächer Byte für Byte in ein Archiv auf deinem Mac und prüft jede Nachricht nach. Erst dann sagt es dir, was in Mail weg darf. Das Archiv ist weniger als halb so groß wie Mail, und jede Suche dauert Millisekunden, auch im Inhalt der Anhänge.
Kostenlos laden, bis 500 Nachrichten gratis · Vollversion 29,99 € einmalig, kein Abo · für Firmen MailFundus Pro: 149 € im Jahr oder 14,99 € im Monat, 14 Tage kostenlos · macOS 15 oder neuer · kein Konto, keine Cloud · alles bleibt auf deinem Mac
Postfächer
Jahre
Aus Mail löschen …
Ein echtes Archiv: 76.104 Nachrichten, zwanzig Jahre Post.
Alle Zahlen auf dieser Seite stammen aus einem einzigen echten Archiv auf einem MacBook Pro mit M1 Max. Keine Laborwerte, keine Hochrechnung.
Erst sichern, dann prüfen, dann erst aufräumen.
Die Reihenfolge ist das Produkt. MailFundus Archiv rührt Mail nicht an, bevor nicht jede Nachricht nachweislich im Archiv liegt.
Alles behalten
Jede Nachricht wird gespeichert, wieder ausgelesen und Byte für Byte mit dem Original verglichen. Anhänge, Kopfzeilen, Formatierung: Nichts geht verloren, nichts wird umgewandelt.
Sofort gefunden
Volltextsuche über alle Nachrichten und Anhänge, in Millisekunden. Nach Absender, Betreff, Text, Anhangnamen und bei PDF-Anhängen nach dem, was drinsteht. Auch über zwanzig Jahre Post.
Postfach leer
Was gesichert und geprüft ist, verschiebt MailFundus Archiv in Mail in den Papierkorb, und nur das. Den Papierkorb leerst du selbst, mit der Prüfliste vor Augen. Zwei getrennte Schritte, zwei bewusste Entscheidungen.
Zwanzig Jahre Post. Ein Suchfeld. Kein Warten.
Die Suche läuft über Betreff, Absender, Empfänger, Text und Anhangnamen. Bei PDF-Anhängen auch über deren Inhalt. Die Rechnung, die nur als Anhang existiert, findest du über ihre Rechnungsnummer.
- Millisekunden statt Minuten. „Kündigung Vertrag“: 770 Treffer in 14 ms. „Rechnung“: 9.701 Treffer in 27 ms. Gemessen bei 76.104 Nachrichten. Mit Filtern bleibt es unter 60 ms.
- Treffer im Anhang. Steht der Begriff im PDF, sagt die Trefferliste das dazu. Anhänge öffnest du mit Quick Look, wie im Finder, ohne Umweg.
- Filter, die du wirklich brauchst. Postfach, Jahr, „nur mit Anhang“. Und „Grüße“ findet auch „Gruesse“.
Aus 19,3 GB Mail werden 8,6 GB Archiv. Ohne dass ein Byte fehlt.
Bytegenau und trotzdem weniger als halb so groß. Das ist kein Widerspruch, sondern vier Handgriffe, die Mail nie macht.
Jede Nachricht nur einmal
Dieselbe Mail in „Eingang“, „Archiv“ und „Projekt“? Mail speichert sie dreimal, MailFundus Archiv einmal und merkt sich alle drei Orte. Im Beispiel: 9.895 Kopien gespart.
Jeder Anhang nur einmal
Das Angebot, das fünfmal hin und her ging, liegt einmal im Archiv. 3.779 mehrfach genutzte Anhänge sparten 2,48 GB.
Ohne Base64-Ballast
Mail bewahrt Anhänge als Text auf, ein Drittel größer als die Datei selbst. MailFundus Archiv legt sie binär ab und stellt den Text beim Zurückholen bytegenau wieder her. Im Beispiel: 3,69 GB.
Text gepackt, Anhänge geschont
Nachrichtentext schrumpft siebenfach, von 5,13 GB auf 711 MB. PDFs und Fotos sind meist schon gepackt und werden nur etwas kleiner. Deshalb: Ein Postfach voller Fotos bleibt etwa halb so groß, ein Text-Postfach wird winzig.
Ein Weg, fünf Stationen. Die App führt.
„Ins Archiv sichern …“ ist der eine Knopf, den du brauchst. Alles andere läuft automatisch und hält an jeder Stelle an, an der du entscheiden musst.
-
Auswählen
Welche Postfächer sollen ins Archiv? Anzahl und Größe stehen daneben. Auf Wunsch nur, was älter als eine Frist deiner Wahl ist, etwa 90 Tage oder zwei Jahre, oder vor einem Stichtag liegt. Das Aktuelle bleibt in Mail.
-
Sichern und prüfen
Archivieren, bytegenauer Vergleich, Stichproben-Wiederherstellung. Mail bleibt dabei unangetastet. Du kannst den Lauf jederzeit sicher anhalten. Gelesenes ist versiegelt, ein neuer Lauf setzt fort.
-
Aus Mail löschen
Die Sicherheitsformel steht groß über allem: „12.408 Nachrichten archiviert und bytegenau geprüft — jetzt sicher aus Mail löschbar.“ Du bestätigst. Erst dann verschiebt MailFundus Archiv die geprüften Nachrichten in Mails Papierkorb, jede unmittelbar vorher noch einmal gegen das Archiv geprüft. Nachrichten, deren Anhänge Mail nie geladen hat, bleiben bewusst stehen. Wer lieber selbst in Mail löscht, wählt „Selbst in Mail löschen …“. Die App zeigt, was weg darf, und prüft danach mit „Gelöscht — jetzt nachprüfen“ nach.
-
Papierkorb
Den Papierkorb leerst du selbst, in Mail: Postfach → „Gelöschte Objekte löschen“. Erst dann wird Platz frei. Danach „Papierkorb geleert — nachtragen“: MailFundus Archiv fragt Mail, was wirklich fort ist, und trägt es im Archiv nach. Endgültig gelöscht wird von der App nichts.
-
Fertig, und wiederfinden
Drei Antworten: Was wurde gesichert, was ist aus Mail raus, wo findest du es wieder. Suchen, lesen, Anhänge öffnen, mit Quick Look wie im Finder. Eine Nachricht zurück nach Mail bringt „In Mail wiederherstellen …“: Die App schreibt eine .mbox oder .eml, die du in Mail importierst. Und „In Mail zeigen“ springt zum Ursprungspostfach.
Was MailFundus Archiv nicht tut, und warum.
Ein Archiv ist nur so gut wie das Vertrauen, das man ihm entgegenbringt. Deshalb steht hier auch das, was andere klein drucken.
- Es löscht nie ungeprüft. Kein Lauf endet in Mail, bevor nicht jede Nachricht wieder ausgelesen und verglichen wurde. Fällt eine Prüfung durch, passiert in Mail nichts. Verschoben wird nur nach deiner Bestätigung, und nur bis in Mails Papierkorb. Den leerst du selbst.
- Es wandelt nichts um. Keine PDFs, keine Datenbank-Interpretation. Im Archiv liegt die Nachricht so, wie Mail sie gespeichert hat, Byte für Byte.
- Es fragt vorher um Erlaubnis. Mails Ablage ist von macOS geschützt. Du gibst Mails Ordner einmal im Öffnen-Dialog frei, mehr braucht die App nicht. Sie liest dort nur. Und sobald du zum ersten Mal in den Schritt „Aus Mail löschen“ kommst, fragt macOS dich, ob MailFundus Archiv Mail steuern darf.
- Es erzählt niemandem etwas. Kein Konto, keine Anmeldung, keine Statistik, kein Server von uns für deine Daten. Die App lädt das Handbuch von unserer Website. Außerdem fragt sie über Apples Kaufschnittstelle (StoreKit) beim App Store nach den Preisen und nach deinen Käufen. Diese Verbindung führt Apple. Wir erhalten dabei keine Kauf- oder Zahlungsdaten und keine Daten über dich. Nur mit MailFundus Pro und nur auf Wunsch liest die App außerdem IMAP-Konten, die du selbst einträgst: nur lesend, direkt zwischen deinem Mac und deinem Mailserver, das Passwort liegt im Schlüsselbund.
- Es sperrt dich nicht ein. Das Archiv ist eine Datei auf deiner Platte. Jede Nachricht lässt sich jederzeit als .eml oder .mbox herausschreiben, auch ohne MailFundus Archiv.
- Es ist im Mac App Store. Von Apple geprüft, Updates kommen automatisch. Laden ist kostenlos. Die Vollversion und MailFundus Pro kaufst du in der App über Apple, eine Anmeldung bei uns gibt es nicht.
Aufbewahren ist keine Kür. Es ist Pflicht.
Geschäftliche E-Mails sind Handels- und Geschäftsbriefe. Wer in Deutschland Angebote, Rechnungen oder Verträge per Mail verschickt oder bekommt, muss sie aufbewahren. Das sagen § 257 HGB und § 147 AO. Löschen in Mail ist also nur dann in Ordnung, wenn vorher ein Archiv da ist, das vollständig ist und vollständig bleibt.
Genau das ist der Punkt, an dem die meisten Postfächer entweder ins Uferlose wachsen oder still Lücken bekommen. MailFundus Archiv löst beides in einem Vorgang: Erst liegt alles nachweisbar im Archiv, dann wird Mail leicht.
| Was | Wie lange |
|---|---|
| Handels- und Geschäftsbriefe: Angebote, Bestellungen, Korrespondenz | 6 Jahre |
| Buchungsbelege: Rechnungen, Gutschriften, Kontoauszüge | 8 Jahre |
| Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare | 10 Jahre |
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail geschrieben oder empfangen wurde. Belegfrist acht Jahre seit 2025. Mehr dazu im Ratgeber: Wie lange muss ich geschäftliche E-Mails aufbewahren?
Was MailFundus Archiv dazu beiträgt
Die GoBD verlangen von einem Archiv vier Dinge. So antwortet MailFundus Archiv darauf:
- Vollständig für die ausgewählten Postfächer. Zähler in Mail und im Archiv müssen übereinstimmen, bevor irgendetwas gelöscht wird.
- Unverändert. Jede Nachricht trägt eine Prüfsumme. Abweichungen werden bei jeder Prüfung erkannt und im Prüfprotokoll benannt.
- Verfügbar. Volltextsuche über Jahre in Millisekunden, Export als .eml oder .mbox, auch für den Prüfer.
- Nachvollziehbar. Zu jedem Lauf ein Protokoll: was gesichert, was geprüft, was gelöscht wurde, und wann.
Keine Rechtsberatung. MailFundus Archiv ist ein Archivwerkzeug, kein zertifiziertes GoBD-System. Die Verfahrensdokumentation und die Frage, welche Mails aufbewahrungspflichtig sind, bleiben Sache des Unternehmens. Im Zweifel entscheidet die Steuerberatung.
Für Firmen: MailFundus Pro
MailFundus Pro ist ein Abo in der App. Es enthält die Vollversion und dazu alles, was eine kleine Firma braucht, um ihre E-Mails nachvollziehbar aufzubewahren: Sicherung nach Zeitplan, eine Siegelkette gegen unbemerkte Änderungen, Aufbewahrungsfristen, einen Zugang für den Prüfer und die Verfahrensdokumentation.
- Automatik. MailFundus sichert nach Zeitplan, stündlich, täglich oder werktags, aus Mails Ordner und auf Wunsch direkt vom Mailserver (IMAP). Jeder Lauf wird bytegenau geprüft; fehlt etwas, steht es im Lückenbericht. Gelöscht wird dabei nichts.
- Siegelkette und Schreibschutz. Jeder Lauf wird versiegelt, versiegelte Dateien sind schreibgeschützt. Jede nachträgliche Änderung an Nachrichten, Dateien oder Protokollen fällt bei der Prüfung auf. Eine Zweitkopie der Siegel liegt an einem anderen Ort.
- Fristen mit Löschsperre. Aufbewahrungsfristen je Konto oder Postfach. Vor Ablauf lässt sich nichts entfernen; danach räumt ein Löschlauf mit Protokoll auf. Private Postfächer lassen sich kennzeichnen.
- Für den Prüfer. Ein Prüferzugang nur zum Lesen, auf einen Zeitraum begrenzt und ohne Privates, dazu ein Prüferexport mit Prüfsummen jeder Datei.
- Verfahrensdokumentation. Die App erzeugt sie aus ihren Einstellungen, du ergänzt die Angaben des Unternehmens, heraus kommt ein PDF.
Mehrere Macs
Genau ein Mac schreibt ins Archiv: der Archiv-Mac, am besten einer, der durchläuft, etwa ein Mac mini. Eine Schreibsperre sorgt dafür, dass kein zweiter Mac hineinschreibt. Weitere Macs öffnen das Archiv über eine Lesekopie nur zum Lesen, zum Beispiel von einem NAS; dafür brauchen sie kein Abo. Ein Abo gilt auf allen Macs, die mit demselben Apple Account angemeldet sind.
Händler und Systemhäuser, die Kunden-Macs betreuen, erreichen uns unter info@coolblack.gmbh.
MailFundus Pro
149 € im Jahr oder 14,99 € im Monat
- Wer Pro zum ersten Mal abonniert, testet 14 Tage kostenlos. Kündigst du vorher, zahlst du nichts.
- Ein Abo gilt auf allen Macs mit demselben Apple Account.
- Das Jahresabo spart gegenüber zwölf Monaten 17 %.
- Kauf und Abrechnung über Apple, Rechnungssteller ist Apple. Kündigen jederzeit in den Einstellungen deines Apple Accounts.
Bestandsschutz: Wer die Vollversion für 29,99 € gekauft hat, behält sie mit allem, was sie kann. Gratisversion und Vollversion bleiben, wie sie sind. Endet Pro, bleiben Archiv, Siegel und Protokolle lesbar, durchsuchbar und exportierbar.
MailFundus Pro im Mac App StoreAbonnieren in der App: MailFundus Archiv → MailFundus Pro … · Pro im Handbuch · Für Steuerberater
Keine Rechts- oder Steuerberatung. MailFundus Pro unterstützt die GoBD-konforme Archivierung bei richtiger Einrichtung und Anwendung. Eine amtliche Zertifizierung gibt es dafür nicht. Organisatorische Maßnahmen und die Frage, welche Mails aufbewahrungspflichtig sind, bleiben Sache des Unternehmens. Im Zweifel entscheidet die Steuerberatung.
Das Postfach leer, die Post behalten.
MailFundus Archiv lädst du kostenlos aus dem Mac App Store. Die Gratisversion sichert bis zu 500 Nachrichten mit allen Funktionen, die Vollversion hebt die Grenze auf: 29,99 € einmalig, kein Abo. Für Firmen gibt es MailFundus Pro im Abo, die ersten 14 Tage kostenlos. Wie der geführte Weg aussieht, steht im Handbuch.
Kostenlos im Mac App Store laden Handbuch lesen