Für Steuerberater

E-Mail-Archivierung für Mandanten mit Mac

Ihre Mandanten arbeiten mit Mac und Apple Mail und fragen, wie sie ihre geschäftlichen E-Mails ordentlich aufbewahren? Diese Seite können Sie weitergeben. Sie sagt nüchtern, was MailFundus Pro leistet und was beim Unternehmen bleibt.

In einem Satz: MailFundus Pro unterstützt die GoBD-konforme E-Mail-Archivierung bei richtiger Einrichtung und Anwendung. Die Verfahrensdokumentation erzeugt die App aus den Einstellungen. Organisatorische Maßnahmen bleiben Aufgabe des Unternehmens.

Für wen es gedacht ist

Für kleine Firmen, Selbstständige und Freiberufler mit einem bis etwa zehn Macs, die Apple Mail nutzen und keine eigene IT-Abteilung haben. MailFundus Pro ist ein Jahres- oder Monatsabo in der App MailFundus Archiv aus dem Mac App Store. Es gibt keine Installation auf einem Server und keine Cloud: Das Archiv liegt beim Mandanten, auf einem Mac oder einer Netzwerkfreigabe (NAS).

Was die Software beiträgt

Anforderung	Was MailFundus Pro dafür tut
Vollständigkeit	Läufe nach Zeitplan (stündlich, täglich oder werktags), auf Wunsch direkt vom Mailserver (IMAP), auch „Gesendet“. Verschlafene Termine werden nachgeholt. Ein Lückenbericht vergleicht je Postfach den Bestand in der Quelle mit dem Archiv.
Unveränderbarkeit	Jeder Lauf wird versiegelt: verkettete SHA-256-Prüfsummen über Nachrichten, Dateien und Protokolle, mit Zweitkopie an einem anderen Ort. Versiegelte Dateien werden schreibgeschützt. Nachträgliche Änderungen fallen bei der Prüfung auf; dann hält die Automatik an, bis der Befund geklärt ist.
Nachvollziehbarkeit	Protokoll zu jedem Lauf. Änderungen an Einstellungen (Konten, Zeitplan, Fristen, Ablageort) werden mit Zeit und Rechnername festgehalten. Einstellungen lassen sich mit einem Code schützen.
Aufbewahrung und Löschkonzept	Fristen je Konto oder Postfach (6, 8 oder 10 Jahre, Vorgabe 10). Vor Ablauf ist Entfernen gesperrt. Nach Ablauf ein Löschlauf mit Vorschau, ausdrücklicher Bestätigung und Löschprotokoll. Postfächer lassen sich als „privat“ kennzeichnen.
Datenzugriff	Prüferzugang: nur lesen, auf einen Zeitraum begrenzt, ohne als privat gekennzeichnete Nachrichten. Prüferexport als .eml und .mbox mit Prüfsummenliste, Protokoll, Siegel und Verfahrensdokumentation.
Verfahrensdokumentation	Wird auf Wunsch aus den Einstellungen erzeugt, gegliedert nach dem Muster der AWV, als PDF mit Fassungsnummer. Ändern sich Einstellungen oder Fristen, weist die App auf eine neue Fassung hin.

Was beim Mandanten bleibt

Richtig einrichten. Welche Konten und Postfächer archiviert werden, welche Fristen gelten und welche Postfächer privat sind, legt das Unternehmen fest.
Die Verfahrensdokumentation ergänzen. Die App füllt aus, was sie weiß. Verantwortliche, organisatorische Abläufe und interne Regeln ergänzt das Unternehmen, am besten mit Ihnen.
Sichern. Das Archiv gehört in die Datensicherung, etwa Time Machine oder Schnappschüsse auf dem NAS.
Datenschutz und Mitarbeiter. Private E-Mails der Mitarbeiter gesondert behandeln; wo es einen Betriebsrat gibt, ist er bei der Einführung zu beteiligen.
Den Archiv-Mac laufen lassen. Die Automatik braucht einen Mac, der eingeschaltet ist. Fällt ein Termin aus, wird er nachgeholt und im Protokoll sichtbar.

So sieht der Aufbau aus

Genau ein Archiv-Mac schreibt ins Archiv, am besten ein Mac, der durchläuft, etwa ein Mac mini. Das Pro-Abo gilt auf allen Macs mit demselben Apple Account. Weitere Macs öffnen das Archiv nur lesend über eine Lesekopie. Eine fremde Schreibsperre wird nie still übergangen. Wie der Archiv-Mac eingerichtet wird, steht im Handbuch, Kapitel MailFundus Pro.

Preise

Angebot	Preis
MailFundus Pro, Jahresabo	149 € / Jahr
MailFundus Pro, Monatsabo	14,99 € / Monat
Kostenlos testen	14 Tage
Lese-Macs	ohne Abo
Vollversion (bereits gekauft)	bleibt erhalten

Kauf und Abrechnung laufen über Apple; Rechnungssteller ist Apple. Das Abo verlängert sich automatisch, wenn es nicht spätestens 24 Stunden vor Ablauf gekündigt wird. Was im Archiv liegt, bleibt auch ohne Abo lesbar, durchsuchbar und exportierbar. Wer die Vollversion (29,99 € einmalig) gekauft hat, behält sie.

Keine Zertifizierung, keine Rechtsberatung. Für E-Mail-Archivierung gibt es keine amtliche Zertifizierung, und MailFundus Pro hat kein Prüfsiegel. Ob die Aufbewahrung beim Mandanten den Anforderungen genügt, hängt von Einrichtung, Anwendung und Organisation ab. Das beurteilen Sie als Berater, nicht die Software.

Kontakt für Kanzleien

Sie möchten MailFundus Pro vorab ansehen, die erzeugte Verfahrensdokumentation gegenlesen oder haben Fragen aus der Praxis Ihrer Mandanten? Schreiben Sie uns: nesner@coolblack.gmbh. Wir antworten persönlich.

MailFundus im Mac App Store ← Zurück zur Startseite