MailFundusWas will der Betriebsprüfer bei E-Mails sehen?
Stand: September 2026 · Lesezeit etwa 6 Minuten
Kurz gesagt: Der Prüfer will die steuerlich wichtigen E-Mails vollständig, unverändert und auswertbar sehen, und er will verstehen, wie du sie aufbewahrst. Die Software ist dabei nur ein Teil. Der andere Teil ist, wie dein Betrieb damit arbeitet und das beschreibt.
Welche E-Mails interessieren den Prüfer?
Nicht jede Mail. Es geht um Mails, die steuerlich von Bedeutung sind: Rechnungen und Gutschriften, Angebote und Auftragsbestätigungen, Verträge, Reklamationen, Absprachen über Preise oder Zahlungen. Also alles, was als Geschäftsbrief oder Beleg gilt. Welche Fristen dafür gelten, steht im Artikel Wie lange muss ich geschäftliche E-Mails aufbewahren?
Wie greift der Prüfer auf die Daten zu?
Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt nach § 147 Abs. 6 AO auf elektronisch aufbewahrte Unterlagen zugreifen. Das geht auf drei Arten:
- Unmittelbar: Der Prüfer sieht sich die Daten selbst an deinem Rechner an, nur lesend.
- Mittelbar: Du oder jemand aus deinem Betrieb wertet die Daten nach seinen Vorgaben aus.
- Datenträger: Du übergibst die Daten in einem auswertbaren Format, etwa auf einem USB-Stick.
Für E-Mails heißt das: Du solltest eine bestimmte Mail oder alle Mails eines Zeitraums schnell finden, zeigen und in einem gängigen Format herausgeben können.
Die Grundsätze der GoBD, einfach erklärt
Die GoBD sind die Regeln des Bundesfinanzministeriums für Buchführung und Aufbewahrung mit Computern. Für E-Mails sind vor allem diese Punkte wichtig:
| Grundsatz | Was das für E-Mails heißt |
|---|---|
| Vollständigkeit | Alle aufbewahrungspflichtigen Mails sind da, keine fehlt. |
| Unveränderbarkeit | Mails und Anhänge bleiben, wie sie ankamen. Änderungen müssen erkennbar sein. |
| Ordnung und Wiederfinden | Mails lassen sich in angemessener Zeit finden und lesen. |
| Maschinelle Auswertbarkeit | Elektronisch Empfangenes bleibt elektronisch und auswertbar, ein Ausdruck reicht nicht. |
| Nachvollziehbarkeit | Ein sachkundiger Dritter versteht, wie aufbewahrt wird. |
Die Tabelle ist eine vereinfachte Zusammenfassung, nicht der Wortlaut der GoBD.
Die Verfahrensdokumentation
Zu den GoBD gehört eine Verfahrensdokumentation. Das ist eine Beschreibung, wie dein Betrieb Unterlagen erfasst, aufbewahrt und schützt, also auch: welche Postfächer archiviert werden, womit, wie oft, wo das Archiv liegt, wer Zugriff hat und wie es gesichert wird. Fehlt sie, ist das allein meist noch kein Grund, die Buchführung zu verwerfen. Aber sie macht es dem Prüfer leicht, dir zu glauben. Viele Steuerberater bieten Vorlagen an. Mit MailFundus Pro erzeugt die App eine Fassung aus ihren Einstellungen, als PDF; die organisatorischen Angaben deines Betriebs ergänzt du.
So bereitest du dich vor
- Klären, welche Mails wichtig sind. Welche Postfächer enthalten Geschäftsbriefe und Belege? Frag im Zweifel deine Steuerberatung.
- Regelmäßig archivieren. Nicht erst, wenn das Postfach voll ist. Feste Termine helfen, etwa einmal im Monat. Mit MailFundus Pro übernimmt das ein Zeitplan.
- Nichts löschen, was nicht nachweislich im Archiv liegt.
- Das Archiv sichern. Mindestens eine zweite Kopie, zum Beispiel über Time Machine.
- Aufschreiben, wie du es machst. Ein bis zwei Seiten reichen für den Anfang: Werkzeug, Ablageort, Sicherung, Verantwortliche.
- Einmal üben. Such dir eine Rechnung von vor drei Jahren heraus und exportiere alle Mails eines Monats. Wenn das in Minuten geht, bist du gut vorbereitet.
Wobei MailFundus Archiv hilft, und wobei nicht
MailFundus Archiv ist ein Archivwerkzeug für Apple Mail. Die Gratis- und die Vollversion helfen bei einigen der Punkte oben, aber nicht bei allen. MailFundus Pro, das Abo für Firmen, deckt mehr ab:
- Hilft: Nachrichten werden Byte für Byte mit allen Anhängen gesichert und nachgeprüft. Jede Nachricht trägt eine Prüfsumme; Abweichungen werden bei jeder Prüfung erkannt. Zu jedem Lauf gibt es ein Protokoll. Die Suche über Jahre dauert Millisekunden, und jede Mail lässt sich als .eml oder .mbox herausschreiben.
- Hilft ohne Pro nicht: Gratis- und Vollversion sichern, wenn du einen Lauf startest, nicht von selbst im Hintergrund. Sie verwalten keine Aufbewahrungsfristen und schreiben keine Verfahrensdokumentation für dich.
- Mit MailFundus Pro: Die App sichert nach Zeitplan von selbst, auf Wunsch auch direkt vom Mailserver, und meldet Lücken. Jeder Lauf wird versiegelt; nachträgliche Änderungen fallen bei der Prüfung auf. Aufbewahrungsfristen je Konto oder Postfach sperren vorzeitiges Entfernen. Für den Prüfer gibt es einen Zugang nur zum Lesen, begrenzt auf einen Zeitraum und ohne Privates, und einen Export mit Prüfsummen. Die Verfahrensdokumentation erzeugt die App aus ihren Einstellungen.
- Bleibt bei dir: Welche Mails aufbewahrungspflichtig sind, wer im Betrieb Zugriff hat und die organisatorischen Angaben in der Verfahrensdokumentation entscheidest und ergänzt du, am besten mit deiner Steuerberatung.
Kostenlos bis 500 Nachrichten, Vollversion 29,99 € einmalig, kein Abo. Für Firmen gibt es MailFundus Pro im Abo: 149 € im Jahr oder 14,99 € im Monat, die ersten 14 Tage kostenlos.
Kostenlos im Mac App Store ladenKeine Rechts- oder Steuerberatung. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick, Stand September 2026. Wie eine Prüfung in deinem Betrieb abläuft und was dort verlangt wird, besprichst du am besten mit deiner Steuerberatung. MailFundus Archiv ist ein Archivwerkzeug, kein zertifiziertes GoBD-System. Die Verfahrensdokumentation und die Frage, welche Mails aufbewahrungspflichtig sind, bleiben Sache des Unternehmens.