MailFundusE-Mails archivieren ohne Cloud
Stand: Oktober 2026 · Lesezeit etwa 4 Minuten
Kurz gesagt: Ein E-Mail-Archiv muss nicht in der Cloud liegen. Auf dem eigenen Mac oder einer eigenen Platte behältst du die volle Kontrolle darüber, wer deine Post lesen kann. Wichtig sind drei Dinge: Das Archiv muss vollständig sein, durchsuchbar bleiben und selbst gesichert werden.
Warum ohne Cloud?
- Datenschutz. E-Mails enthalten Verträge, Rechnungen, Gesundheitsdaten und Privates, oft auch Daten von Dritten. Liegen sie nur bei dir, gibt es keinen weiteren Anbieter, der sie verarbeitet.
- Kein Konto, keine Abhängigkeit. Ein lokales Archiv funktioniert auch dann noch, wenn ein Dienst seine Preise ändert oder eingestellt wird.
- Ohne Internet erreichbar. Suchen und Lesen klappt auch im Zug oder bei gestörter Verbindung.
Was ein lokales Archiv leisten muss
- Vollständig und unverändert. Jede Nachricht mit Kopfzeilen und Anhängen, so wie sie ankam. Ein Ausdruck oder ein Bildschirmfoto reicht nicht.
- Geprüft. Erst wenn feststeht, dass alles angekommen ist, darf im Postfach aufgeräumt werden.
- Durchsuchbar. Eine Rechnung von vor sechs Jahren muss sich in Sekunden finden lassen, am besten auch nach dem Inhalt des PDF-Anhangs.
- Gesichert. Lokal heißt: Du bist für die Sicherung selbst zuständig. Time Machine oder eine zweite Platte gehören dazu.
Und die Aufbewahrungspflichten?
Für geschäftliche E-Mails gelten Aufbewahrungsfristen, meist 6 oder 8 Jahre, und die GoBD verlangen, dass elektronisch angekommene Unterlagen elektronisch, vollständig und unverändert aufbewahrt werden. Das geht auch ohne Cloud. Entscheidend sind die Vollständigkeit, der Schutz vor nachträglichen Änderungen und eine Dokumentation, wie archiviert wird. Mehr dazu in Wie lange muss ich geschäftliche E-Mails aufbewahren?
So geht es mit MailFundus Archiv
MailFundus Archiv sichert deine Postfächer aus Apple Mail in ein Archiv auf deinem Mac oder einer Platte deiner Wahl und prüft jede Nachricht Byte für Byte nach. Es gibt kein Konto, keine Anmeldung, keine Statistik und keinen Server von uns, mit dem die App spricht. Es werden keine Nachrichten, Suchbegriffe oder Nutzungsdaten an uns oder an Dritte übertragen.
Für Firmen gibt es MailFundus Pro im Abo: Sicherung nach Zeitplan, eine Siegelkette, die nachträgliche Änderungen erkennbar macht, Aufbewahrungsfristen je Konto oder Postfach, Prüferzugang für die Betriebsprüfung und eine Verfahrensdokumentation aus deinen Einstellungen. Auf Wunsch liest Pro auch IMAP-Konten, nur lesend und direkt zwischen deinem Mac und deinem Mailserver.
Kostenlos bis 500 Nachrichten, Vollversion 29,99 € einmalig, kein Abo. MailFundus Pro: 149 € im Jahr oder 14,99 € im Monat, die ersten 14 Tage kostenlos.
Bis 500 Nachrichten gratis: im Mac App Store ladenKeine Rechts- oder Steuerberatung. Welche Mails in deinem Betrieb aufbewahrungspflichtig sind, klärst du im Zweifel mit deiner Steuerberatung. MailFundus Archiv ist ein Archivwerkzeug, kein zertifiziertes GoBD-System.